Wsparcie dla KGW

1. Rozmowa o potrzebach

Poznajemy pomysł, sytuację Koła, termin oraz oczekiwany zakres pomocy.

2. Analiza możliwości

Sprawdzamy dokumenty, regulamin konkursu albo stan realizacji projektu.

3. Ustalenie zakresu i formy współpracy

Przed rozpoczęciem współpracy przedstawiamy zakres usługi, termin wykonania oraz zasady współpracy.

4. Realizacja

Przygotowujemy uzgodnione materiały, konsultujemy rozwiązania i informujemy o dokumentach potrzebnych ze strony KGW.

5. Weryfikacja

Przed złożeniem wniosku lub sprawozdania sprawdzamy kompletność opracowanych dokumentów.

Nie obiecujemy otrzymania dotacji, ponieważ o przyznaniu środków decyduje organizator konkursu. Możemy natomiast pomóc przygotować projekt zgodny z regulaminem, logiczny, dobrze uzasadniony i możliwy do prawidłowej realizacji.

Koło zachowuje kontrolę nad projektem i podejmuje ostateczne decyzje. Do przygotowania dokumentacji potrzebujemy rzetelnych informacji, terminowego przekazywania materiałów oraz aktywnej współpracy osób reprezentujących KGW.

Nasze usługi świadczymy zarówno odpłatnie w ramach działalności statutowej Fundacji, jak i nieodpłatnie w ramach realizacji projektów finansowanych ze środków publicznych i nawiązanych umów partnerskich. Cena zależy między innymi od rodzaju konkursu, wartości projektu, zakresu dokumentacji, terminu oraz poziomu zaangażowania potrzebnego po naszej stronie.

Pomagamy uporządkować dokumenty potrzebne podczas realizacji zadania.

Możemy przygotować między innymi:

• wzory list obecności,
• formularze rekrutacyjne,
• harmonogramy działań,
• protokoły i notatki ze spotkań,
• opisy dokumentów księgowych,
• zestawienia poniesionych wydatków,
• dokumentację rezultatów,
• ankiety dla uczestników,
• wzory umów i oświadczeń dostosowane do potrzeb projektu,
• uporządkowany zestaw dokumentów do archiwizacji.

Dzięki temu osoby odpowiedzialne za projekt wiedzą, jakie dokumenty zbierać i jak przygotować się do jego rozliczenia.

Pomagamy zmienić pomysł w logiczny i przekonujący projekt.

Wsparcie może obejmować:

• dopracowanie koncepcji działania,
• opis potrzeb mieszkańców,
• określenie celu i grupy odbiorców,
• przygotowanie harmonogramu,
• zaplanowanie rezultatów i wskaźników,
• opracowanie budżetu,
• redakcję treści wniosku,
• sprawdzenie zgodności dokumentów z regulaminem konkursu.

Dbamy o to, aby projekt był nie tylko atrakcyjny dla oceniających, ale również możliwy do wykonania i późniejszego rozliczenia.

Pomagamy przygotować realny, uzasadniony i bezpieczny budżet.

Wspieramy między innymi w:

• określaniu potrzebnych zakupów i usług,
• szacowaniu cen rynkowych,
• opisywaniu pozycji budżetowych,
• przypisywaniu wydatków do działań,
• planowaniu wkładu własnego,
• unikaniu kosztów, które mogą zostać zakwestionowane,
• dostosowaniu budżetu do limitów konkursu.

Dobry budżet powinien zapewniać środki na realizację projektu, a jednocześnie być czytelny i zgodny z zasadami programu.

Wsparcie nie musi kończyć się w momencie otrzymania dotacji. Możemy pomagać również podczas realizacji zadania.

Zakres współpracy może obejmować:

• konsultowanie zmian w harmonogramie i budżecie,
• kontrolę stopnia realizacji działań,
• monitorowanie rezultatów,
• sprawdzanie dokumentów,
• przygotowanie korespondencji z grantodawcą,
• wsparcie przy organizacji zakupów i wyborze wykonawców,
• przygotowanie materiałów potrzebnych do kontroli,
• bieżące konsultacje dla osoby koordynującej projekt.

Pomagamy reagować odpowiednio wcześnie, zanim niewielki błąd stanie się problemem przy rozliczeniu.

Pomagamy przygotować dokumentację finansową i merytoryczną wymaganą przez instytucję finansującą.

Wsparcie może obejmować:

• sprawdzenie zgodności wydatków z umową i budżetem,
• przygotowanie zestawienia dokumentów księgowych,
• opisanie osiągniętych rezultatów,
• opracowanie części merytorycznej sprawozdania,
• przygotowanie części finansowej,
• sprawdzenie kompletności załączników,
• pomoc w przygotowaniu wyjaśnień lub uzupełnień.

Naszym celem jest przedstawienie realizacji projektu w sposób czytelny, rzetelny i zgodny z dokumentacją.

Koło nie musi zgłaszać się do nas wyłącznie przy okazji jednego konkursu. Możliwa jest także regularna współpraca obejmująca bieżące sprawy organizacyjne i administracyjne.

W zależności od potrzeb możemy pomagać w:

• porządkowaniu dokumentacji Koła,
• przygotowywaniu uchwał, protokołów i innych dokumentów wewnętrznych,
• tworzeniu rocznego planu działań,
• planowaniu źródeł finansowania,
• przygotowaniu dokumentów związanych z projektami,
• prowadzeniu kalendarza naborów i obowiązków,
• konsultowaniu zakupów i umów,
• przygotowywaniu sprawozdań,
• organizacji dokumentacji finansowej do przekazania księgowości.

Zakres wsparcia każdorazowo ustalamy indywidualnie, z uwzględnieniem sposobu działania i rzeczywistych potrzeb danego Koła.

Znamy realia lokalnych organizacji

Sami działamy w środowisku wiejskim i współpracujemy z KGW, OSP, sołectwami, lokalnymi liderami oraz samorządami. Rozumiemy, że działalność społeczna jest często łączona z pracą zawodową, życiem rodzinnym i ograniczonym czasem.

Tłumaczymy zasady prostym językiem

Wyjaśniamy, co należy zrobić, jakie dokumenty przygotować i na co uważać. Nie pozostawiamy Koła z niezrozumiałymi regulaminami i formalnymi instrukcjami.

Dopasowujemy wsparcie do potrzeb

Nie każde KGW potrzebuje pełnej obsługi. Czasami wystarczy konsultacja, sprawdzenie budżetu lub pomoc przy sprawozdaniu. Dlatego zakres współpracy ustalamy indywidualnie.

Wzmacniamy kompetencje organizacji

Zależy nam, aby osoby tworzące Koło lepiej rozumiały zasady realizacji projektów i z każdym kolejnym działaniem czuły się pewniej i bardziej samodzielnie.

Konsultacja:

Dla Kół, które mają pytanie, pomysł lub problem i potrzebują uporządkowania dalszych działań.

Podczas konsultacji możemy omówić:

• możliwość pozyskania dofinansowania,
• pomysł na projekt,
• wymagania konkretnego konkursu,
• planowany budżet,
• problem związany z realizacją lub rozliczeniem dotacji,
• organizację dokumentacji Koła.

Po spotkaniu otrzymujecie jasne wskazówki dotyczące kolejnych kroków.

Przygotowanie wniosku

Dla KGW, które wybrało konkurs i potrzebuje wsparcia w przygotowaniu kompletnej, przemyślanej oferty.

Współpraca może obejmować przygotowanie:

• koncepcji projektu,
• opisu potrzeb i grupy docelowej,
• celów, działań i rezultatów,
• harmonogramu,
• budżetu,
• uzasadnienia wydatków,
• wymaganych załączników.

Zakres usługi ustalamy po zapoznaniu się z regulaminem i pomysłem Koła.

Obsługa realizacji i rozliczenia projektu

Dla Kół, które otrzymały dofinansowanie i chcą ograniczyć ryzyko błędów.

Pomagamy w prowadzeniu dokumentacji, monitorowaniu budżetu, przygotowaniu sprawozdania oraz uporządkowaniu załączników.

Stała opieka administracyjna

Dla KGW, które regularnie realizują działania i potrzebują bieżącego wsparcia bez zatrudniania dodatkowej osoby.

Zakres oraz częstotliwość współpracy dobieramy indywidualnie.