Wsparcie dla OSP

1. Rozmowa o potrzebach jednostki

Poznajemy sytuację OSP, planowane zakupy, dostępne zasoby, termin konkursu i oczekiwany zakres pomocy.

2. Analiza dokumentów

Sprawdzamy regulamin, wzór wniosku, kryteria oceny oraz dokumenty posiadane przez jednostkę.

3. Ustalenie zakresu i zasad współpracy

Przed rozpoczęciem prac przedstawiamy zakres usługi, termin wykonania oraz wynagrodzenie.

4. Przygotowanie dokumentacji

Opracowujemy uzgodnione elementy i na bieżąco konsultujemy je z osobami reprezentującymi OSP.

5. Weryfikacja

Przed złożeniem wniosku lub sprawozdania sprawdzamy kompletność materiałów i zgodność z dokumentacją konkursową.

Nie gwarantujemy otrzymania dotacji, ponieważ decyzję podejmuje organizator konkursu. Możemy natomiast pomóc przygotować projekt zgodny z regulaminem, dobrze uzasadniony, realny i możliwy do prawidłowego rozliczenia.

OSP podejmuje ostateczne decyzje dotyczące zakresu projektu, wyboru sprzętu, parametrów technicznych i wykonawców. Do przygotowania dokumentacji potrzebujemy prawdziwych informacji, terminowego przekazywania materiałów i współpracy osób znających działalność jednostki.

Nasze usługi świadczymy zarówno odpłatnie w ramach działalności statutowej Fundacji, jak i nieodpłatnie w ramach realizacji projektów finansowanych ze środków publicznych i nawiązanych umów partnerskich. Cena zależy między innymi od rodzaju konkursu, wartości projektu, zakresu dokumentacji, terminu oraz poziomu zaangażowania potrzebnego po naszej stronie.

Pomagamy znaleźć możliwości finansowania odpowiadające rzeczywistym potrzebom i możliwościom jednostki.

Wsparcie może dotyczyć między innymi środków na:

• ubrania specjalne, hełmy, obuwie i wyposażenie ochronne,
• sprzęt ratowniczy, gaśniczy i techniczny,
• wyposażenie medyczne i środki pierwszej pomocy,
• sprzęt łączności, oświetlenie i zasilanie awaryjne,
• wyposażenie remizy i zaplecza szkoleniowego,
• modernizację pomieszczeń,
• szkolenia i rozwój kompetencji,
• działania edukacyjne i profilaktyczne,
• organizację wydarzeń dla mieszkańców,
• rozwój młodzieżowych i dziecięcych drużyn pożarniczych,
• projekty związane z bezpieczeństwem, odpornością społeczną i ochroną ludności.

Analizujemy, czy jednostka spełnia warunki udziału w danym konkursie, jakie wydatki mogą zostać sfinansowane i jakie obowiązki będą związane z realizacją projektu.

Nie przesyłamy przypadkowej listy naborów. Pomagamy wybrać te źródła finansowania, które są najlepiej dopasowane do sytuacji konkretnej OSP.

Pomagamy przekształcić potrzebę jednostki w spójny, konkretny i dobrze uzasadniony projekt.

Zakres wsparcia może obejmować:

• analizę regulaminu i dokumentacji konkursowej,
• sprawdzenie uprawnienia OSP do udziału w naborze,
• dopracowanie koncepcji projektu,
• opis jednostki i jej obszaru działania,
• przedstawienie lokalnych zagrożeń i potrzeb mieszkańców,
• uzasadnienie konieczności zakupu sprzętu lub wyposażenia,
• określenie celu projektu,
• przygotowanie harmonogramu,
• zaplanowanie rezultatów i wskaźników,
• opracowanie budżetu,
• przygotowanie uzasadnienia poszczególnych wydatków,
• sprawdzenie wymaganych załączników,
• końcową weryfikację kompletności wniosku.

Dbamy o to, aby treść projektu była zgodna z regulaminem, oparta na rzeczywistych potrzebach jednostki i możliwa do prawidłowej realizacji.

W projektach OSP szczególne znaczenie ma precyzyjne określenie przedmiotu zakupu, liczby sztuk, parametrów, ceny oraz związku wydatku z działalnością jednostki.

Pomagamy w:

• uporządkowaniu listy potrzeb,
• ustaleniu priorytetów zakupowych,
• szacowaniu cen rynkowych,
• zbieraniu i porównywaniu ofert,
• przygotowywaniu opisów pozycji budżetowych,
• uzasadnianiu liczby zakupowanych kompletów lub urządzeń,
• przypisywaniu wydatków do działań projektu,
• planowaniu wkładu własnego,
• sprawdzeniu limitów i katalogu kosztów kwalifikowanych,
• ograniczaniu ryzyka zakwestionowania wydatków.

Dobór parametrów specjalistycznego sprzętu powinien być każdorazowo konsultowany z osobami odpowiedzialnymi za działania operacyjne jednostki. Fundacja wspiera przygotowanie dokumentacji projektowej i zakupowej, ale nie zastępuje dowódcy ani specjalisty posiadającego wiedzę techniczną i ratowniczą.

Otrzymanie dotacji oznacza konieczność udokumentowania nie tylko wydatków, lecz także wykonanych działań i osiągniętych rezultatów.

Możemy przygotować lub uporządkować:

• harmonogram realizacji projektu,
• wykaz obowiązków osób odpowiedzialnych,
• zestawienie dokumentów wymaganych przez grantodawcę,
• protokoły i notatki ze spotkań,
• listy obecności,
• dokumentację szkoleń i wydarzeń,
• protokoły odbioru sprzętu,
• ewidencję zakupionego wyposażenia,
• opisy dokumentów księgowych,
• zestawienia faktur i płatności,
• dokumenty dotyczące promocji i oznaczenia dofinansowania,
• zestawienia osiągniętych wskaźników,
• komplet dokumentów do archiwizacji.

Dzięki temu osoby odpowiedzialne za projekt wiedzą od początku, co należy gromadzić i w jaki sposób przygotować jednostkę do rozliczenia albo kontroli.

Pomoc nie musi kończyć się po złożeniu wniosku. Możemy wspierać OSP również po otrzymaniu dofinansowania.

Zakres współpracy może obejmować:

• analizę umowy dotacyjnej,
• przygotowanie planu realizacji projektu,
• kontrolę terminów i obowiązków,
• monitorowanie wykorzystania budżetu,
• sprawdzanie zgodności planowanych zakupów z wnioskiem,
• konsultowanie zmian w kosztorysie i harmonogramie,
• przygotowywanie korespondencji do grantodawcy,
• pomoc w opisywaniu faktur,
• kontrolę kompletności dokumentacji,
• weryfikację obowiązków promocyjnych,
• przygotowanie dokumentów na potrzeby kontroli,
• bieżące konsultacje z osobą odpowiedzialną za projekt.

Pomagamy reagować na problemy na bieżąco, zamiast odkładać ich rozwiązanie do czasu przygotowania sprawozdania.

Pomagamy przygotować sprawozdanie merytoryczne i finansowe oraz uporządkować dokumenty potwierdzające prawidłową realizację zadania.

Wsparcie może obejmować:

• sprawdzenie zgodności wydatków z umową i budżetem,
• weryfikację terminów poniesienia kosztów i dokonania płatności,
• przygotowanie zestawienia dokumentów księgowych,
• opisanie wykonanych działań,
• przedstawienie osiągniętych rezultatów,
• przygotowanie części finansowej sprawozdania,
• sprawdzenie dokumentacji zakupów,
• kontrolę wymaganych oznaczeń i materiałów promocyjnych,
• uporządkowanie załączników,
• przygotowanie wyjaśnień i uzupełnień dla instytucji finansującej.

Naszym celem jest takie prowadzenie projektu, aby jego końcowe rozliczenie wynikało z systematycznie gromadzonej dokumentacji, a nie z odtwarzania informacji po zakończeniu działań.

Jednostka może skorzystać z pomocy nie tylko przy jednym konkursie. Oferujemy także bieżące wsparcie administracyjne i projektowe.

W zależności od potrzeb współpraca może obejmować:

• prowadzenie kalendarza konkursów i terminów,
• przygotowanie planu pozyskiwania środków,
• porządkowanie dokumentacji projektowej,
• przygotowywanie pism i wniosków,
• wsparcie w opracowywaniu uchwał i protokołów,
• tworzenie zestawień sprzętu i potrzeb jednostki,
• przygotowywanie opisów do ofert sponsorskich,
• organizację dokumentacji finansowej do przekazania księgowości,
• przygotowywanie sprawozdań z realizowanych działań,
• konsultowanie umów, zakupów i obowiązków wynikających z dotacji,
• tworzenie dokumentacji wydarzeń edukacyjnych i społecznych.

Zakres wsparcia ustalamy indywidualnie, biorąc pod uwagę sposób działania jednostki, liczbę realizowanych projektów i możliwości osób zaangażowanych w prowadzenie dokumentacji.

Nie wszystkie potrzeby jednostki muszą być finansowane wyłącznie z konkursów publicznych. Pomagamy również przygotować OSP do rozmów z lokalnymi przedsiębiorcami, darczyńcami i partnerami instytucjonalnymi.

Możemy wesprzeć jednostkę w przygotowaniu:

• krótkiej oferty sponsorskiej,
• opisu potrzeb i planowanego zakupu,
• pisma z prośbą o wsparcie,
• pakietów współpracy dla przedsiębiorców,
• prezentacji jednostki i jej znaczenia dla mieszkańców,
• propozycji świadczeń promocyjnych dla partnera,
• komunikacji dotyczącej zbiórki lub darowizn,
• podziękowań i informacji o wykorzystaniu wsparcia.

Dobra oferta partnerska powinna przedstawiać nie tylko potrzeby OSP, lecz także jej działalność, wpływ na bezpieczeństwo mieszkańców i wartość współpracy dla lokalnego partnera.